Mejora Continua gestión de la clínica dental

Cómo lograr una ventaja competitiva gracias a una mejora continua de la Gestión y Dirección Estratégica de la Clínica Dental

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Te sientes sólo, muchas veces has pensado en tirar la toalla. Crees que tus colaboradores no te entienden. 

Bienvenido tus sensaciones son comunes a las que tienen todas las personas que tienen que tomar decisiones, que tienen personas a sus cargo y tienen la soledad “aparente” del que tiene que echarse a la espalda la responsabilidad de liderar. 

No te preocupes, Se feliz”. 

Dirigir una Clínica Dental, consiste en “Ver los obstáculos y saber esquivarlos, ver la oportunidad y saber aprovecharla”. 

A lo largo de todo este tiempo, has demostrado que eres capaz de reunir, procesar y aplicar hábilmente toda la información que pasa por delante de ti. 

Posiblemente no te habías parado a pensarlo. Una clínica dental sin un buen director, es como una orquesta en la que cada uno de sus componentes toca una partitura distinta y desafinando. 

Si la alta dirección de la clínica no acompaña en el viaje, de nada sirve implantar una estrategia de calidad total enfocada a la excelencia, hacer consultoría estratégica de la gestión de la clínica dental, hacer coaching dental. 

… No podemos empezar la casa por el tejado. 

El corazón, el alma de la clínica, es la alta dirección, los propietarios de la clínica. Ese es el punto de partida, el origen. A partir de ahí, iremos dando forma a este apasionante proyecto. 

Necesitamos crear un “Líder” con una resistencia a la frustración a prueba de bombas. Las oportunidades de la victoria, radican en la capacidad mental del director de la clínica dental, que será capaz de integrar la estrategia (planificación) y la táctica (ejecución). 

No todas las personas pueden dirigir una clínica, necesitan desarrollar unas habilidades para crear una solución adecuada a cada situación que se presenta. 

No todas las personas tienen la capacidad de identificar y usar la información que tiene valor y desechar la que no es relevante para dar con las respuestas apropiadas. 

Cuando nos encontramos con un director en formación, tenemos un diamante en bruto y no podemos dejar que se tropiece con los 7 pecados capitales de una dirección incorrecta. Arrogancia, inseguridad, prepotencia, incoherencia, soberbia, ofensa e ignorancia. 

La cualidad que hace más grande a un buen director de una clínica dental, es la “humildad”. 

Tienes que ser esa persona que busca y alienta la retroalimentación, que te ayude a localizar errores de juicio y te permitan hacer los ajustes necesarios. 

Como buen director puedes reconocer tus propios prejuicios y limitaciones y usaras este conocimiento para mejorar tus ideas y planes de acción. 

Serás un buen líder de la clínica, si sabes corregir sutilmente los errores esenciales de los planteamientos de tu equipo y sabes como defender adecuadamente tus propios argumentos. 

Tu experiencia te permitirá saber cuando tienes que resistirte a las objeciones de otras personas y seguir comprometido con el plan de acción estipulado. 

El éxito de la gestión y los resultados económicos de la clínica dependen de la calidad de su personal. Las clínicas mejor gestionadas no comienzan ni terminan en un solo individuo, son las que tienen personas de gran valor humano y profesional, a lo largo de toda la organización.

Esto es lo que nos da una ventaja competitiva respecto a la competencia y nos permite usar los recursos humanos y financieros más eficazmente que el resto”

Mejorando las Habilidades Gerenciales en la Clínica Dental

La clínica dental de éxito, crea las condiciones para un triunfo seguro y luego compite. Las clínicas sin dirección, acometen sin rumbo contra la competencia y esperan tener suerte para sobrevivir.

Cada vez es más importante reconocer qué se sabe acerca de un tema y que más se necesita saber. Como puedes optimizar tu tiempo en prever los posibles obstáculos para alcanzar tus objetivos y que medios necesitas para conseguirlos.

No existe una única solución, no dispones de toda la información y cuando tomas decisiones importantes siempre existe el riesgo de equivocarte.

Tus experiencias pasadas juegan un papel importantísimo, te pueden ocultar o destacar distintos aspectos de una misma situación.

Contemplas el día a día de la clínica a través de tu propia ventana mental, que seguro será muy diferente al punto de vista del resto del equipo de la clínica. 

Tienes tus propios estereotipos y esto supone una limitación a la hora de crear las condiciones óptimas en la gestión de la clínica. 

Prueba a desarrollar tus habilidades cognitivas, empieza a ver los problemas desde perspectivas múltiples, analizar los problemas de distintas maneras, busca soluciones creativas, reúne a tu equipo, analiza las situaciones conjuntamente. 

¡¡Te sorprenderás de los resultados!!. 

¿Cómo puedes crear las condiciones óptimas dentro de la clínica? 

Confía en tu equipo, saca partido a su conocimiento y experiencia. Transmite una actitud positiva no hagas juicios de valor. Y mantén la cabeza fría. Crea un buen ambiente saludable. Las condiciones del mercado, el ritmo de vida, los nuevos hábitos de consumo te piden que estés alerta, que seas flexible, que estés preparado para saber cuando  y como modificar los planes. Recuerda en ser agradecido, busca constantemente formas internas de motivar a tu equipo. 

Aprovecha las reuniones de equipo para refrescar el sentido de pertenencia a la clínica, afianza la cultura de la clínica, destaca cuales son vuestros valores, que objetivos se han cumplido y cuales no. 

Facilita la intervención de tu equipo, que propongan nuevas ideas de satisfacer al paciente, como fidelizarle, si los objetivos de la clínica son compatibles con el servicio ofrecido. 

Al final son las personas las que realizan las tareas, pregunta, indaga nuevas formas de hacer las cosas, si los procesos actuales funcionan, si la gente se siente cómoda o les ralentiza su trabajo. 

Tienes a tu equipo implicado, aceptan las responsabilidades para resolver las incidencias del día a día. 

¿Qué predisposición hay para que el equipo de la clínica se adapte a nuevas oportunidades de mejora, han surgido nuevas necesidades de formación? 

Después de estas reuniones informales periódicas, tendrás en tu mano una información valiosísima, conocerás aspectos clave como la satisfacción de los Colaboradores (en términos de motivación, participación, servicios que reciben los propios empleados y nivel de satisfacción laboral). La satisfacción del Paciente (hasta qué punto se satisfacen sus necesidades). 

Podrás reflexionar si tu liderazgo va en la dirección correcta. 

Si tienes una política y estrategia adecuadas. 

Si la gestión de personal es acertada. 

Si estas llevando un uso eficiente de los recursos y una adecuada definición de los procesos. 

En base a tus respuestas, llegaras a la conclusión de que tu gestión te está conduciendo a una excelente gestión de la clínica, que estas en el camino de alcanzar los resultados empresariales deseados. 

La simplicidad en la gestión de la clínica dental, despega el horizonte hacia una clínica eficiente. No se trata de tener muchas normas. Las largas listas de normas suscitan confusión y al final no se recuerdan”

Cómo enfocarse en mejorar la experiencia del paciente en la Clínica Dental

Una de las reglas más importantes, cuando juegues en un terreno muy competitivo, es dominar las reglas del juego.

El sector dental se ha convertido en una dura competición, donde te exige tener cualidades al máximo nivel.

No basta con ser una clínica con muy buenas cualidades tanto técnicas como atléticas. Antes bastaban esas condiciones para llegar muy lejos y triunfar, actualmente ya no es suficiente, ahora para sobrevivir hay que competir al máximo nivel.

Actualmente otro deportista a priori con unas condiciones físicas y técnicas más limitadas llegará más lejos porque sabe rendir y competir en el momento adecuado y adaptar su estado emocional al momento clave.

La clínica actual tiene que desarrollar actitudes claves como la constancia, perseverancia y tenacidad.

En las clínicas dentales, es habitual encontrar profesionales que poseen amplios conocimientos y habilidades, pero estos trabajadores pueden encontrarse con problemas para desarrollar una vida profesional exitosa, porque al primer obstáculo que encuentran y que no son capaces de superar, se desaniman.

La clave es la orientación al logro de todo el equipo que forma parte de la clínica.

Esto viene determinado porque la alta dirección cree en ello, transmite pasión por lo que hace, el personal de la clínica se contagia y cree que su objetivo es posible de conseguir y lo intentan alcanzar.

Para todas las personas del equipo de la clínica que son constantes y tenaces siempre hay una recompensa, aunque la tarea sea muy complicada, ya que con esfuerzo y dedicación todos los objetivos son posibles.

La figura del director de la clínica dental es vital, para la supervivencia del proyecto a medio y largo plazo. No podemos simplificarlo todo a una guerra de precios, sacrificar calidad de los materiales, bajar salarios,…

Por supuesto el precio es importante, el paciente siempre lo va a tener en cuenta. Pero el factor precio se olvida muy rápidamente, cuando entramos en el terreno del trato personal. Es muy frecuente encontrarse clínicas donde trabaja personal que “no tiene paciencia con el paciente”, la interpretación que hacen es que el paciente, es el que tiene que tener paciencia. El paciente “padece” una dolencia normal dentro de lo es un tratamiento medico, el paciente “nunca” tiene que tener paciencia con la incompetencia profesional.

La experiencia del paciente no es sólo el tratamiento médico, es todo el trato personal que recibe desde el mismo momento que pide una cita.

Detrás de una excelente atención al paciente hay un gran trabajo que no se ve. Hoy en día, se exige de un gran esfuerzo, para poder superar las expectativas de los pacientes.

La clave es la excelencia en la dirección de la clínica, cuando consigues sintonizar el trabajo realizado con el gusto por realizarlo.

Cuando reconoces y equilibras las diferentes necesidades de todas las partes implicadas.

Cuando al dirigir a tu equipo tienes en cuenta apropiadamente los probables efectos y consecuencias involuntarias que resultan de tomar ciertas decisiones.

Cuando tienes en cuenta muy detalladamente las inquietudes y perspectivas en los conflictos que pueden llegar a surgir.

Cuando te anticipas a las probables reacciones emocionales de futuras situaciones.

Tu clínica dental puede tener un equipo de alto rendimiento, haciendo pequeños ajustes en las relaciones internas.

Algo tan sencillo como evitar sacar conclusiones instantáneas injustificadas y tomar medidas inmediatas sin pensar previamente.

El pensamiento claro de la alta dirección, las decisiones inteligentes, son los factores que determinan el éxito de cara al paciente. Tus decisiones inteligentes, tienen un profundo efecto positivo en tus compañeros de trabajo y en la organización de la clínica”

Cómo optimizar los recursos humanos y económicos de la Clínica Dental y asegurar la viabilidad económica

El sector odontológico está inmerso en un profundo cambio, situación que han aprovechado algunas clínicas dentales para mejorar la profesionalización de su gestión y adquirir nuevas ventajas competitivas sobre el resto de clínicas, que todavía no se han adaptado a las exigentes condiciones del sector. 

La supervivencia de las clínicas dentales está determinado por el nuevo contexto en el que tienen que competir:

 • La existencia de competidores con una gestión muy profesionalizada, con departamentos internos especializados en áreas financieras, comerciales y calidad asistencial.

• El crecimiento del número de profesionales

• La disminución del ratio habitante/dentistas

• El ajuste de precios

Una gran mayoría de las clínicas basan su gestión en decisiones intuitivas, careciendo de un método claro y unos objetivos bien definidos.

Hoy en día, es evidente el descenso del volumen de pacientes y de los tratamientos aplicados.

Esto hace que sea necesario y prioritario que la clínica logre la mayor eficiencia posible, maximizar los recursos humanos y económicos

Con la aplicación de sencillos métodos de organización y gestión se puede lograr ser mucho más eficientes y competitivos.

Podemos empezar en establecer una organización interna donde cada miembro del equipo tenga perfectamente asumido su rol, competencias y responsabilidades, donde la estructura de las tareas y las funciones de cada persona están muy definidas en base a su formación y capacitación.

El profesional tiene que focalizar su trabajo en la atención clínica, delegar casi todas las tareas, tan sólo supervisar unos indicadores de actividad y unas evoluciones periódicas de rendimiento.

La clínica tiene que apostar todos sus esfuerzos en apostar por el servicio enfocado hacia el paciente, basados en la calidad y acorde a los recursos disponibles y los servicios ofrecidos. 

La manera de reforzar las ventajas competitivas de la clínica, es destacar como una clínica con un alto nivel de gestión interna y un posicionamiento en la especialización y la calidad.

En el día a día, la Clínica tiene que buscar la mejora continua en la capacidad, la organización y la implicación del equipo. Esforzarse constantemente por el cumplimiento de los plazos y los objetivos marcados.

“La Solución y la Clave del Exito”;

Radica en la Optimización de la Gestión de las Clínicas en las 4 áreas claves:

1 Financiero:

Disminuir Costes, Incrementar Ventas y Aumentar Rentabilidad  

2 Pacientes: 

Aumentar la Fidelización de los Pacientes y Aumentar la percepción de “La Calidad del Servicio”.

3 Procesos Internos: 

Mejorar todos los Procesos Internos.

4 Formación: 

Aumentar Competencias de los Colaboradores. 

Las 4 Fases de la Auditoría Integral para realizar un Plan de Mejora Continua de la Clínica Dental:

 FASE 1. Diagnóstico Inicial:

Se analizan las siguientes áreas de actividad:

1.1 PROCESOS INTERNOS

1.1.1 Calidad y Excelencia

  • Establecimiento de Sistema de Análisis Indicadores de Actividad
  • Cadena de Valor
  • Análisis de Métodos y Tiempos
  • Gestión de Recursos
  • Software de Gestión
  • Análisis y Mejora de los Protocolos Internos de la Clínica
  • Elaboración Cuadro de Mando Integral.

1.1.2 Recursos Humanos:

  • Análisis Perfiles de Puestos
  • Análisis Política Retributiva
  • Análisis Formación Requerida
  • Análisis de Clima laboral

1.1.3 Legal

  • Control Cumplimiento Ley Protección de Datos
  • Elaboración Consentimientos Informados
  • Cumplimiento Obligaciones Legales

1.2 AREA COMERCIAL

1.2.1 Posicionamiento de la Marca a través de Plan de Marketing Integral (Tradicional + Digital)

  • Plan de Acción de Incremento y Fidelización de Pacientes.
  • Tipología de Servicios
  • Política de Precios
  • Acciones de Promoción

1.2.2 Protocolos Comerciales de la Clínica

  • Desarrollo del Sistema de Comunicación con los Pacientes
  • Protocolos Comerciales de Atención al Paciente
  • Análisis de la Satisfacción de los Pacientes

1.3  AREA FINANCIERA

1.3.1 Plan Viabilidad Económica de la Clínica

  • Plan de Inversiones y Financiación
  • Control de Tesorería
  • Análisis de la Rentabilidad Financiera de los Tratamientos
  • Estudio de Costes Internos
  • Análisis de la Facturación: evolución, rentabilidad de pacientes/tratamientos…

1.4 FORMACIÓN CLINICAS DENTALES

  • Plan de Desarrollo Individual, Análisis de Competencias y Optimización de los Recursos Humanos.

 FASE 2. Diseño del Plan Estratégico de la Clínica: 

  • Acciones necesarias para lograr los objetivos y cómo conseguirlas.

FASE 3. Implantación de la Estrategia:

  • Despliegue de los Planes de Acción establecidos.

FASE 4. Seguimiento y Revisión: 

  • Control y Seguimiento de los objetivos establecidos a través del Cuadro de Mando Integral (CMI).

Esto implica La Necesidad de Desarrollar un Plan Estratégico para Optimizar los Resultados Económicos”

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