Coaching Dental Pablo Paredes

Consultoría Estratégica Gestión y Dirección de la Clínica Dental

Consultoría Gestión Clínica Dental

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Mejora Continua de la Eficiencia en la Clínica Dental

Cómo optimizar los recursos humanos y económicos de la Clínica Dental

Una gran mayoría de las clínicas basan su gestión en decisiones intuitivas, careciendo de un método claro y unos objetivos bien definidos.

“Los pacientes tienen a su disposición, un exceso de clínicas dentales similares, con empleados similares y formaciones similares, con puestos de trabajo similares, ideas similares, servicios similares y precios, garantías y calidades similares. Y todas ellas compiten entre sí.”

Los análisis del sector odontológico, estiman que la mayoría de clínicas dentales se encuentran en los siguientes porcentajes:

  • Se desaprovecha un 60% la capacidad operativa de la clínica. Sólo se obtiene un rendimiento económico del 40% de la inversión realizada, en base a la estructura y potencial de la capacidad de trabajo de la clínica dental.
  • Sólo se hace un 20% de tareas de recaptación de pacientes
  • Existe más de un 60% de fracaso en la aceptación de presupuestos
  • Se invierte más de un 70% en publicidad sin éxito y resultados tangibles.
  • Un 80% de los pacientes no reconoce una imagen y reputación diferencial de su dentista habitual.

Hoy en día, es evidente el descenso del volumen de pacientes y de los tratamientos aplicados.

Esto hace que sea necesario y prioritario que la clínica logre la mayor eficiencia posible, maximizar los recursos humanos y económicos

Con la aplicación de sencillos métodos de organización y gestión se puede lograr ser mucho más eficientes y competitivos.

Podemos empezar en establecer una organización interna donde cada miembro del equipo tenga perfectamente asumido su rol, competencias y responsabilidades, donde la estructura de las tareas y las funciones de cada persona están muy definidas en base a su formación y capacitación.

El profesional tiene que focalizar su trabajo en la atención clínica, delegar casi todas las tareas, tan sólo supervisar unos indicadores de actividad y unas evoluciones periódicas de rendimiento.

La clínica tiene que apostar todos sus esfuerzos en apostar por el servicio enfocado hacia el paciente, basados en la calidad y acorde a los recursos disponibles y los servicios ofrecidos. 

La manera de reforzar las ventajas competitivas de la clínica, es destacar como una clínica con un alto nivel de gestión interna y un posicionamiento en la especialización y la calidad.

En el día a día, la Clínica tiene que buscar la mejora continua en la capacidad, la organización y la implicación del equipo. Esforzarse constantemente por el cumplimiento de los plazos y los objetivos marcados.

Esto implica La Necesidad de Desarrollar un Plan Estratégico para Optimizar los Resultados Económicos”

El Clima Laboral en la Clínica Dental

Cómo crear las bases del clima de confianza en la Clínica

Hoy día nos encontramos que en el sector dental, las decisiones empresariales, consisten en asociar una proporción de ingresos al resultado que los colaboradores obtengan de su tarea.

Esta modalidad, cada día más difundida en el sector dental, con el propósito de incentivar la productividad y el rendimiento de los empleados, lleva a un cambio en las relaciones entre los colaboradores de la clínica y la clínica como empresa.

Estas relaciones tienden a debilitarse, lo que representa un serio peligro para la supervivencia de la organización.

En anteriores reflexiones te hablaba de establecer un clima de confianza.

Mi propósito es simplificar lo máximo posible, la complicada tarea de gestionar el clima laboral de tu clínica.

Tu equipo te tiene que considerar como una persona abierta, justa, honesta y dispuesta a escuchar. El que exista un clima de confianza significa que tu equipo cuenta con tu apoyo para que les apoyes en todo tipo de situaciones. Cuentan con tu valoración profesional objetiva, nunca personal.

Es muy delicado reconocer la invisible línea del trato profesional y el personal. Pero cuando está en juego la creación del mejor clima laboral posible, se convierte en una prioridad.

En el trabajo existen ciertas jerarquías. Fuera del trabajo o situaciones que no estén relacionadas con el trabajo, las relaciones personales están  sujetas a las mejores normas de conducta social, no existen jerarquías y las relaciones son de mutuo respeto.

Mi experiencia me ha enseñado que el trabajo es el trabajo y la vida personal es independiente. Es más, nunca te lleves los problemas de la clínica a casa y por supuesto las preocupaciones de casa no te las lleves a la clínica.

Las personas somos muy complejas, nuestro comportamiento se sustenta en actitudes, creencias, motivaciones, percepciones, hábitos y expectativas. Tú como director de la clínica tienes que gestionar todo el conjunto de aspectos formales e informales que influyen positiva o negativamente en el día a día, en el ambiente de trabajo en la clínica.

La percepción que tengan tus colaboradores dentro de la clínica acerca de las limitaciones o condicionantes que les impongas, afectarán directamente en el clima laboral.

La flexibilidad de tu equipo para asimilar los cambios introducidos y de aceptarlos, será vital para la aparición de los conflictos.

Si las personas saben claramente que se espera de su trabajo, saben como serán evaluados y que recompensas recibirán a medida que logren los objetivos establecidos.

Una forma de crear las bases del clima de confianza en la clínica, de desarrollar un espíritu positivo, es que cada uno conozca el efecto que tiene su trabajo, sus funciones dentro de la clínica y como afecta sobre la estrategia corporativa y de que manera contribuyen al logro de los objetivos.

No puedes poner unos buenos cimientos de confianza, sino delegas ciertas funciones. No sólo mejoras el clima de confianza, además motivas, confías en que las personas de tu equipo pueden trabajar de forma autónoma, al transferir tu propia autoridad les estas dando responsabilidad sobre el funcionamiento de la clínica, de los resultados, del logro de las metas.

Otro elemento determinante es la implicación total por tu parte, para que tu equipo tenga las habilidades y conocimientos necesarios para realizar su trabajo, así como su aportación personal a la hora de desarrollar los procedimientos para establecer la forma de trabajar.

El clima de confianza está directamente relacionado con el clima laboral y este con la cultura organizacional.  Todos muy difíciles de medir, pero determinantes para el éxito o fracaso de la clínica.

Si te conviertes en un líder estratégico, que mimas la evolución de tu equipo dentro de la clínica y no pierdes de vista el entorno de la clínica en el mercado actual;

 

Estarás aportando con tu trabajo, unas herramientas defensivas, una ventaja competitiva, que otras clínicas por su propia cultura organizacional o su filosofía de trabajo no son capaces de desarrollar”

Optimización de la Gestión en las áreas claves:

Cómo asegurar la Salud Financiera de la Clínica Dental  

Gestión Dental de los Recursos Humanos y Económicos

El sector odontológico está inmerso en un profundo cambio, situación que han aprovechado algunas clínicas dentales para mejorar la profesionalización de su gestión y adquirir nuevas ventajas competitivas sobre el resto de clínicas, que todavía no se han adaptado a las exigentes condiciones del sector. 

La supervivencia de las clínicas dentales está determinado por el nuevo contexto en el que tienen que competir:

 • La existencia de competidores con una gestión muy profesionalizada, con departamentos internos especializados en áreas financieras, comerciales y calidad asistencial.

• El crecimiento del número de profesionales

• La disminución del ratio habitante/dentistas

• El ajuste de precios

 

“La Solución y la Clave del Exito”

 Radica en la Optimización de la Gestión de las Clínicas en las 4 áreas claves:

1 Financiero: Disminuir Costes, Incrementar Ventas y Aumentar Rentabilidad

2 Pacientes: Aumentar la Fidelización de los Pacientes y Aumentar la percepción de “La Calidad del Servicio”.

3 Procesos Internos: Mejorar todos los Procesos Internos.

4 Formación: Aumentar Competencias de los Colaboradores. 

LA SALUD FINANCIERA DE LA CLINICA DENTAL 

CUANDO SERA VIABLE: 

1. Las inversiones (volumen de fondos necesarios, dinero, para poner en marcha la clínica) se encuentre fundamentado en unos fondos económicos.

2. Los Ingresos sean superiores a los Gastos del ejercicio

3. Tenga liquidez (poder hacer frente a los pago inmediatos).

Conocida como la Tesorería (saldo inicial+cobros-pagos= saldo final positivo). 

COMO DETERMINARLO: 

1. Mediante el balance de situación.

Conoceremos en todo momento cómo se encuentra la clínica en términos económico-financieros

2. Mediante la cuenta de resultados.

Calcularemos los beneficios previstos .

3. Mediante la previsión de tesorería.

Calcularemos los fondos necesarios para la marcha de la clínica, las aportaciones de capital propio y de terceros.

 

LAS 4 FASES DE LA AUDITORÍA INTEGRAL EN LA CLÍNICA DENTAL:

 FASE 1. Diagnóstico Inicial:

Se analizan las siguientes áreas de actividad:

1.1 PROCESOS INTERNOS

1.1.1 Calidad y Excelencia

  • Establecimiento de Sistema de Análisis Indicadores de Actividad
  • Cadena de Valor
  • Análisis de Métodos y Tiempos
  • Gestión de Recursos
  • Software de Gestión
  • Análisis y Mejora de los Protocolos Internos de la Clínica
  • Elaboración Cuadro de Mando Integral.

1.1.2 Recursos Humanos:

  • Análisis Perfiles de Puestos
  • Análisis Política Retributiva
  • Análisis Formación Requerida
  • Análisis de Clima laboral

1.1.3 Legal

  • Control Cumplimiento Ley Protección de Datos
  • Elaboración Consentimientos Informados
  • Cumplimiento Obligaciones Legales

1.2 AREA COMERCIAL

1.2.1 Posicionamiento de la Marca a través de Plan de Marketing Integral (Tradicional + Digital)

  • Plan de Acción de Incremento y Fidelización de Pacientes.
  • Tipología de Servicios
  • Política de Precios
  • Acciones de Promoción

1.2.2 Protocolos Comerciales de la Clínica

  • Desarrollo del Sistema de Comunicación con los Pacientes
  • Protocolos Comerciales de Atención al Paciente
  • Análisis de la Satisfacción de los Pacientes

1.3  AREA FINANCIERA

1.3.1 Plan Viabilidad Económica de la Clínica

  • Plan de Inversiones y Financiación
  • Control de Tesorería
  • Análisis de la Rentabilidad Financiera de los Tratamientos
  • Estudio de Costes Internos
  • Análisis de la Facturación: evolución, rentabilidad de pacientes/tratamientos…

1.4 FORMACIÓN CLINICAS DENTALES

  • Plan de Desarrollo Individual, Análisis de Competencias y Optimización de los Recursos Humanos.

 FASE 2. Diseño del Plan Estratégico de la Clínica: 

  • Acciones necesarias para lograr los objetivos y cómo conseguirlas.

 FASE 3. Implantación de la Estrategia:

  • Despliegue de los Planes de Acción establecidos.

 FASE 4. Seguimiento y Revisión: 

  • Control y Seguimiento de los objetivos establecidos a través del Cuadro de Mando Integral (CMI).

La Estrategia Comercial en la Clínica Dental

Demos la bienvenida a la Comunicación Emocional con los pacientes

El consumidor cada vez está más digitalizado y por lo tanto más informado. Cada vez está menos dispuesto a dar saltos de fe ciega al vacío, cuando contrata un servicio.

Necesita crear y fortalecer un vínculo de confianza que le den un mínimo de seguridad para dejar su salud en buenas manos. La confianza en la clínica dental, no se puede crear artificialmente como una nube de humo, el paciente recibe muchas señales que le indican que se encuentra en la clínica idónea, con los profesionales adecuados, que le ofrecerán la mejor calidad asistencial.

La clínica dental particular tiene que diseñar una estrategia enfocada a fidelizar a los pacientes y que no sean sensibles al precio. 

De esta manera estaremos obteniendo mayor rentabilidad a nuestro trabajo en la clínica, aseguraremos la viabilidad económica a medio y largo plazo y sobre todo nos estaremos protegiendo del duro ataque de la competencia. 

Las clínicas dentales que entran al juego de la guerra de precios, buscan resultados rápidos, lo que se traduce en tener muchos pacientes en poco tiempo, gracias a unos precios muy baratos y una elevadísima inversión en publicidad.

Esto se consigue sacrificando los márgenes. A pesar de tener la agenda llena de pacientes, de trabajar muchas horas a la semana, al final de mes no se alcanzan los beneficios esperados y no se tiene una cartera de pacientes fieles. 

OBSERVAR – ¿Que está ocurriendo?

COMPRENDER – ¿Por que ocurre?

PREDECIR – ¿Que ocurriría?

COLABORAR – ¿Que debería hacer el equipo?

DECIDIR – ¿Que camino se debe seguir?

“Transformar los datos en información”

“Transformar la información en conocimiento”

“Optimizar el proceso de toma de decisiones”


El análisis estratégico, genera una potencial ventaja competitiva, para responder a los problemas del negocio: 

· Promociones u ofertas de servicios

· Entrada de nuevos competidores en tu zona

· Control financiero

· Optimización de costes

· Planificación del trabajo

· Análisis de perfiles de pacientes

· Rentabilidad de un servicio,…

La estrategia de distinción es la única base para un marketing dental exitoso. El objetivo de esta estrategia es la de conseguir una reputación de primer nivel. Los resultados de una estrategia de diferenciación no son inmediatos, pero son duraderos y sostenibles. 

La cartera de pacientes que se genera es más fiel a la clínica, aceptan mejor los presupuestos y serán los mejores prescriptores de nuestra clínica dental. 

Tenemos que llegar a su corazón, emocionar al paciente, a sus familiares y amigos“

El Secreto de la Clínica Dental de Éxito

Los resultados de la clínica se consiguen a través de las personas

Coaching Dental: Forjando Líderes

Para poder dirigir a tu equipo, primero tienes que conocerte a ti mismo, tus debilidades, tus fortalezas. Si no logras tu propio equilibrio personal y no conoces a tu equipo, el ambiente de trabajo de tu clínica estará en permanente tensión.

 Si alcanzas tu equilibrio personal, pero no conectas con tu equipo, cada día de trabajo estará lleno de altibajos.

 Si tienes total control de tus emociones y llegas al corazón de tus colaboradores, el trabajo fluirá, las personas se sentirán realizadas y satisfechas y cada día ir a trabajar se convertirá en todo un placer.

 Tu clínica necesita de un líder, conviértete en esa persona que motiva y dirige adecuadamente a su equipo.

 Los resultados de la clínica, optimizar tus recursos, se consiguen a través de las personas.

 Tienes que conseguir que las personas estén suficientemente motivadas, saca lo mejor de cada uno, haz que trabajen como una piña, suaviza los conflictos, soluciónalos, no los crees. El día a día en la clínica impone un ritmo de trabajo muy alto, donde cada uno tiene que responder a diferentes funciones. Reconoce el esfuerzo individual y colectivo, haz que tu gente se sienta apreciada, valorada.

 Llegaras a su corazón, se sentirán realizados profesional y personalmente y eso llegará al corazón de tus pacientes.

 Esa será la marca personal de tu clínica, gente contenta trabaja bien y tus pacientes recibirán un trato excelente, te recomendarán a otros pacientes.  Tus resultados económicos se incrementarán, tú serás feliz y tu personal con una adecuada política de incentivos también lo será.

 Fomentarás un espíritu de orgullo de pertenencia a la clínica, las personas te seguirán de forma natural, tu influencia fluirá sin fuerza, sin presiones, ni tensiones.

 Tu equipo aceptará los cambios que consideres ya que has demostrado que eres coherente, justo, responsable y miras por el bien común de la clínica, de tus trabajadores, de los pacientes y de tus proveedores.  

Consigue reavivar el entusiasmo y el interés de los empleados por su trabajo.

 “El trabajo puede brindarnos la oportunidad de crecer espiritual, personal y económicamente. Si no es así, estamos desperdiciando nuestra vida“ 

“A las personas les gustan los retos. El dinero no es lo más importante. Hay que trabajar la cultura de que las personas sientan alegría al venir a trabajar por la mañana y satisfacción al irse por la tarde“ 

Cuídate como un deportista de alto rendimiento, cuida tu mente, tu salud física, tu alimentación. 

Cada vez que entres por la puerta de la clínica, plantéate tu trabajo no solamente en hacer tratamientos a los pacientes, dirige tu mirada más allá, levanta la cabeza y observa a tu alrededor, no te conformes con mirar. 

Concentra tus energías del día a día, en la realización de las tareas que resulten cruciales para el éxito. 

Conviértete en un facilitador para que tus colaboradores fluyan, crea las condiciones necesarias para que tu presencia sea la justa y necesaria, que cada uno sea responsable de su trabajo y sea capaz de trabajar con autonomía e interactuar en equipo. 

Una cooperación inteligente resulta infinitamente más valiosa que la obediencia mecánica.”

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